Vous devez rédiger un protocole de qualification pour un équipement mais vous ne savez pas comment faire ? Pas de panique, je vous explique le contenu des différents paragraphes et dans quelques minutes, vous saurez comment rédiger un protocole de qualification.

Le protocole est un élément clé de la qualification d’un système. Il a pour objectif d’expliquer le système à qualifier et de présenter l’ensemble des actions à réaliser et à documenter afin de garantir la conformité de l’activité. Le protocole établit un plan détaillé et une série de tests pour évaluer la conformité de l’équipement aux exigences réglementaires et aux besoins de l’utilisateur. C’est un élément indispensable.

Cet article, après un bref rappel des attentes réglementaires de l’industrie pharmaceutique, vise à fournir les informations essentielles que doit contenir un protocole de qualification d’un équipement et un exemple d’un contenu d’un protocole de qualification d’installation d’un conteneur mobile.

Attendus réglementaires pour le contenu d’un protocole de qualification

Exigences des cGMP

Selon la FDA, dans son guide « Validation des procédés : principes généraux et pratiques » :

La qualification des installations et des équipements peut faire l’objet de plans individuels ou s’inscrire dans le cadre d’un plan de projet global. Le plan doit prendre en compte les exigences d’utilisation et peut intégrer la gestion des risques afin de donner la priorité à certaines activités et d’identifier un niveau d’effort dans la réalisation et la documentation des activités de qualification. Le plan doit identifier les éléments suivants :
1. les études ou les tests à utiliser
2. les critères appropriés pour évaluer les résultats
3. le planning des activités de qualification
4. les responsabilités des services concernés et de l’unité qualité, et
5. les procédures de documentation et d’approbation de la qualification.

Le plan de projet doit également inclure les exigences de l’entreprise en matière d’évaluation des changements. Les activités de qualification doivent être documentées et résumées dans un rapport dont les conclusions répondent aux critères du plan. L’unité qualité doit examiner et approuver le plan et le rapport de qualification (§ 211.22).

[Source : Guidance for Industry, Process Validation: General Principles and Practices” – January 2011]

Exigences des BPF Européennes

Côté des BPF Européennes, la qualification d’équipement est décrite en Annexe 15 et celle des systèmes informatisés est décrite en Annexe 11, mais ces 2 annexes restent assez vague sur le contenu du protocole de qualification.

Selon ces annexes, un protocole de qualification doit être établi pour chaque équipement / système informatisé critique utilisé dans la fabrication, le conditionnement et le contrôle des produits pharmaceutiques. Le protocole doit inclure les éléments suivants :

• La description de l’équipement / du système informatisé, y compris ses spécifications techniques et ses limites d’utilisation ;
• Les attributs et paramètres critiques,
• Les tests à effectuer et la méthodologie pour l’exécution des tests de qualification ;
• Les critères d’acceptation des résultats des tests de qualification ;
• Les procédures de révision et d’approbation des résultats des tests de qualification.

Il est important de noter que ces protocoles doivent être établis conformément aux exigences des Bonnes Pratiques de Fabrication et être approuvés avant toute utilisation de l’équipement ou du système informatisé concerné.

Maintenant que nous avons vu brièvement les attendus réglementaires, voyons en pratique comment cela se traduit concrètement en détaillant le contenu type d’un protocole de qualification d’un équipement.

Contenu type d’un protocole de qualification

Le protocole décrit les tests à réaliser pour apporter la preuve au lecteur que le système qualifié produira les résultats escomptés et ce de façon fiable, constante et conformément aux exigences de qualité et de sécurité des produits fabriqués.

Il doit inclure au minimum : l’objectif et le domaine d’application, la méthode et la séquence des activités, les critères d’acceptation et les responsabilités. Tout protocole de qualification doit être approuvé avant le déroulement des activités.

Ci-dessous, l’exemple d’un sommaire type d’un protocole de qualification d’équipement :

• Contexte de la qualification
  • Objectifs
  • Périmètre du protocole
  • Origine de la qualification
  • Documents de référence
• Description du système à qualifier
• Organisation de la qualification
  • Rôle et responsabilité
  • Déroulement des tests
  • Critères d’acceptation
  • Bonnes pratiques documentaire
  • Gestion des déviations
  • Gestion des modifications
  • Rapport de qualification
• Description des tests
  • Pré-requis à la qualification (facultatif)
  • Liste des tests
• Conclusion

• Annexe :
  • Fiches de test.

Chaque fiche de test doit décrire clairement :

• L’objectif du test
• Les pré-requis à l’exécution du test (si nécessaire)
• Le matériel à utiliser
• Les critères d’acceptation (résultat attendu)
• La méthodologie de test (Instruction pour réaliser le test)
• L’enregistrement des résultats (données brutes et conformité des résultats).

Astuce : prévoir sur la fiche de test un emplacement pour noter le numéro d’exécution (très utile en cas d’écart entrainant une réexécution du test, pour faciliter la traçabilité)

Ceci dit, voyons maintenant dans le détail le contenu de chacun des chapitres d’un protocole de qualification d’un équipement, en prenant pour exemple le protocole de qualification d’installation d’un conteneur mobile.

Exemple d’un protocole de qualification d’installation d’un conteneur mobile

Ce protocole est un exemple fictif, les informations ne sont pas exhaustives, il est à adapter à votre équipement et à la conclusion de l’analyse de risque effectuée en amont de la qualification. L’objectif est de vous montrer quel type d’information est à renseigner dans chaque paragraphe du protocole en prenant un cas concret pour que cela soit plus parlant.

Les informations entre crochets sont là pour vous donner des informations supplémentaires sur l’attendu du paragraphe ou vous donner d’autres exemples de cas possibles.

Contexte de la qualification

Objectifs

L’objectif de ce protocole de qualification d’installation est de :

• délimiter précisément le périmètre du système à qualifier, en identifiant ses principales caractéristiques et fonctionnalités ;
• identifier les responsabilités de la qualification d’installation ;
• décrire la stratégie de la qualification d’installation du système dont les tests à mettre en œuvre ;
• décrire les moyens à mettre en œuvre pour la réalisation de cette qualification d’installation.

Ce protocole liste les tests à réaliser et leurs enchainements.

Il décrit les vérifications à effectuer, la méthodologie des tests et les critères d’acceptation.

L’objectif de cette qualification d’installation est d’apporter la preuve documentée que l’équipement et l’installation sont conformes aux besoins utilisateur, au cahier des charges, aux recommandations du constructeur et aux réglementations en vigueur.

Périmètre du protocole

Ce document est applicable au conteneur mobile n°AAA situé dans le local xxxx.

Origine de la qualification

Cette qualification est une qualification initiale. Elle est réalisée suite à l’achat de l’équipement.

[Ici, préciser pourquoi la qualification est réalisée. Cette qualification pourrait être faite dans le cadre d’une qualification périodique, suite à une demande de changement, suite à une déviation ou une CAPA, suite à un déplacement de l’équipement, suite à une maintenance sur l’équipement, etc]

Documents de référence

Les documents applicables pour la réalisation de la qualification d’installation du conteneur mobile n°AAA sont listés ci-dessous.

Références réglementaires

• BPF dernière version en vigueur ;
• GMP européenne dernière version en vigueur ;
• 21 CFR Part 210 et 211.

Normes et recommandations :

• NF EN 10204 (janvier 2005) : Produits métalliques – Types de documents de contrôle

Documents interne

• URS – réf. : xxx approuvé le xx
• Cahier des charges – réf. : xxx approuvé le xx
• Analyse de risque – réf. : xxx approuvée le xx

Documents fournisseur

• Devis ou offre – réf. : xxx du xx
• Plan du conteneur mobile – réf. : xxx approuvé le xx

[Dans ce paragraphe, lister les documents de référence (réglementation et normes applicables) mais aussi les documents spécifiques au système qualifié (besoins utilisateurs, cahiers des charges, procédures, documentation fournisseur du système, …) utilisés pour la rédaction et l’exécution de ce protocole.]

Description du système à qualifier

Equipement :

Système qualifié : Conteneur mobile
Identification interne : AAA
Constructeur : xxx
Modèle : xxxx
Capacité effective : xxx L
Matériau : Inox 316L
Dimensions (L x l x h) : xxx
Poids à vide : xxx kg
N° de série : xxxxxx

Schéma du conteneur mobile :

[Le schéma peut-être complété ou remplacé par une photo de l’installation à qualifier]

Fonction :

Le conteneur mobile n°AAA est utilisé pour transférer et stocker des mélanges de poudre.

Une manchette est connectée entre l’équipement amont (ou aval) et le conteneur pour permettre le chargement (ou le déchargement) de celui-ci en toute sécurité. Ces manchettes étant spécifique à chaque équipement amont ou aval, elles sont exclues de cette qualification. Elles feront l’objet d’une qualification séparées ou elles seront qualifiées en même temps que l’équipement amont à décharger ou l’équipement aval à charger.

Les produits stockés dans le conteneur mobile sont :
– Produit 1 : densité : xx kg/m3 ; granulométrie ;
– Produit 2 : densité : xx kg/m3 ; granulométrie.

Le chargement du mélange de poudre se fait via le couvercle démontable présent sur le dôme du conteneur mobile.

Le déchargement du mélange se fait par le fond du conteneur (fond conique) via la vanne papillon actionnée par une poignée. Le couvercle de chargement est muni d’une soupape pour permettre l’entrée d’air filtré lors du déchargement.

La manutention du conteneur est réalisée soit avec un transpalette ou un chariot élévateur.
Le gerbage du conteneur sur un autre conteneur est autorisé.

Organisation de la qualification

Rôle et responsabilité

Les rôles et responsabilités suivantes sont assignés pour la Qualification d’Installation du conteneur mobile n°AAA :

Déroulement des tests

[L’exécution des tests doit permettre d’obtenir des preuves documentées démontrant le bon fonctionnement de l’équipement. ]

Consignes générales pour l’exécution des tests :

Toute personne participant à l’exécution des tests est tenue d’avoir pris connaissance des consignes générales de sécurité et de qualité applicables sur le lieu d’exécution des tests.

Toutes les consignes qualité, les mesures d’hygiène, de sécurité et les moyens de protection qui doivent être pris en compte pour la préparation et l’exécution des tests relatifs à ce protocole doivent être appliqués.

Toute personne participant à l’exécution des tests est tenue d’avoir pris connaissance du protocole de qualification.

Le matériel et les documents nécessaires à l’exécution des tests sont listés dans chacune des fiches de tests en annexe de ce protocole.

Bonnes pratiques documentaire

Toute personne qui intervient lors de la qualification doit enregistrer son identité (nom et fonction), sa signature et son visa dans le tableau de la fiche de test placée en annexe de ce document.

Chaque fois qu’une personne écrit sur une fiche de test, elle doit dater et signer ou viser au choix la fiche de test.

Toutes les mentions doivent être écrites avec un stylo indélébile.
L’usage de crayon à papier est interdit
L’usage de blanc couvrant est interdit
L’usage de post-it est interdit

Lorsqu’un choix est proposé, entourer la bonne réponse ou cocher la case prévu à cet effet.

Tout texte corrigé doit être barré proprement, d’un seul trait et contresigné (date + visa), et la justification de la modification ou de la non-application du texte doit être explicitée.

Si des abréviations sont utilisées, mettre en légende du test leurs significations, excepté pour les abréviations NA, C et NC qui sont explicitées ci-dessous :

• La mention NA signifie Non Applicable.
• La mention C signifie Conforme
• La mention NC signifie Non Conforme

Données brutes

Toutes les données brutes doivent être jointes à la fiche de test dont elles dépendent.
Toutes les éditions (plan annoté, document annoté, tickets d’impression, …) ou les listings sont considérés comme des données brutes d’exécution de test.

Toute donnée brute (information, document, schéma, …) ou note joint à un test doit être visée et datée et comporter la référence du test et du protocole concerné.

Les documents rattachés à un test doivent être mentionnés sur le document d’origine en indiquant le nombre de page du document rattaché. Ils doivent être agrafés et faire apparaitre le numéro de page et le nombre total des pages du document.

Si une feuille supplémentaire est nécessaire, celle-ci doit être mentionnée sur le document d’origine, elle doit porter en en-tête la référence du protocole et de la fiche de test, le nombre de page qui est ajouté.

Exécution des tests

L’exécution des tests est réalisée en suivant strictement le protocole par du personnel formé :

• à la qualification ;
• à l’utilisation de l’équipement à qualifier.

Le testeur :

• Exécute les instructions décrites sur la fiche de test ;
• Renseigne les résultats observés ;
• Compare les résultats observés aux résultats attendus ;
• Renseigne la conformité :
  • C (Conforme) indique que les résultats observés sont identiques aux résultats attendus,
  • NC (Non Conforme) indique que les résultats observés diffèrent des résultats attendus et une fiche de déviations est ouverte,
  • NA (Non Applicable) indique que le test était pour information ou qu’il n’y avait pas de critère d’acceptation défini.
• Renseigne toutes les observations faites en cours d’exécution des tests sur la fiche de test ;
• Renseigne les références des données brutes, des preuves de test (photo, …) sur la fiche de test.

Le vérificateur :

• S’assure que le test est déroulé conformément à la fiche de test ;
• S’assure que la fiche de test est complète et que toutes les données brutes ont été jointes à la fiche de test ;
• Valide les résultats observés et les conclusions apportées sur la conformité du test.

Critères d’acceptation

Les critères d’acceptation seront détaillés dans chacune des fiche de test en annexe de ce protocole.

Le système sera considéré comme qualifié lorsque les critères d’acceptation définis dans les fiches de tests associées à ce document seront satisfaits.

Gestion des déviations

Touts les écarts observés lors de l’exécution des tests seront enregistrés sur une fiche de déviation par la personne en charge de la qualification.

La fiche de déviation sera référencée sur la fiche de test correspondante et l’ensemble des déviations sera répertorié dans le rapport de qualification.

Si après l’intervention corrective, le test concerné doit être repris, en totalité ou partiellement, l’essai sera réalisé à l’aide de la même fiche de test, et un numéro d’exécution sera alors incrémenté.

Toute différence entre les spécifications d’installation et l’installation réelle (tel qu’observée), toute différence entre le protocole et les modalités d’exécution (la méthodologie, les équipements de tests, le matériel utilisé, etc.) et tout échec du système à atteindre les critères d’acceptation spécifiés dans le protocole doivent être documentés sous la forme d’un rapport de déviation.

Il existe deux types d’écart :

• Bloquant : dysfonctionnement ayant un impact sur les fonctions critiques de l’équipement ou les éléments clés de la qualification comme les critères d’acceptation.
• Non bloquant : dysfonctionnement n’ayant pas d’impact sur les fonctions critiques de l’équipement ou dysfonctionnement documentaire.

Un écart bloquant ne permet pas le passage à l’étape suivante de qualification.

[Pour rappel : Tout changement significatif au protocole approuvé pendant son exécution, (par exemple, concernant des critères d’acceptation, des paramètres de fonctionnement, etc.), doit être documenté comme une déviation et justifié selon une approche scientifique. -Source Annexe 15 des BPF Européenne]

Gestion des modifications

Toute modification ou évolution apportée à l’équipement doit faire l’objet d’une demande de changement conformément à la procédure site en vigueur – ref : xxx.

L’impact de toute modification de l’équipement sur la qualité du produit et la qualification de l’équipement est étudié au travers de l’analyse d’impact du changement.

Si la modification a un impact sur la qualité du produit, sur le statut qualifié du système ou sur le dossier de qualification initial, une qualification complémentaire est déroulée :

• Exécution des tests (tous ou partiellement) préalablement déroulés lors de la qualification initiale,

et / ou

• Rédaction et exécution de nouveaux tests (nouveau protocole ou addendum au protocole initial).

Le dossier de qualification est mis à jour. Un rapport est rédigé, avec présentation des résultats des tests (re)déroulés.

Rapport de qualification

Un rapport de qualification sera rédigé après l’exécution de l’ensemble des tests. Ce rapport inclut une introduction qui décrit les objectifs de la qualification, un résumé qui décrit les résultats de l’exécution de chaque fiche de test incluant un résumé des déviations rencontrées, des modifications survenues si applicable et une conclusion générale indiquant si le système est considéré comme étant qualifié et les conditions d’utilisation du système.

Description des tests

[La stratégie de qualification s’appuie sur l’analyse de risque de l’équipement. L’analyse de risque permet d’orienter et de doser les efforts de qualification et ainsi de définir la liste des tests à réaliser afin de maitriser les risques identifiés pour chaque composant / fonction considérée comme critique.]

Pré-requis à la qualification (facultatif)

Les pré-requis spécifiques à l’exécution des tests, les conditions opératoires et les critères d’acceptabilité des tests sont détaillés dans les fiches de tests placées en annexe de ce protocole.

Liste des fiches de tests

Les tests, qui seront exécutés lors de la qualification d’installation du conteneur mobile AAA, sont décrits dans le tableau ci-dessous.

Cette liste de test permet d’évaluer les fonctions et composant déterminés critiques dans l’analyse de risque réf xxx approuvé le xxx.

Conclusion

La qualification d’installation du conteneur mobile n°AAAA livré et installé dans le local xxx sera considérée comme conforme si :

• Tous les tests ont été exécutés et les critères d’acceptation rencontrés ;
• Tous les écarts sont levés.

Annexe :

Annexe 01 : FTQI-01_Identification des personnes participantes à la qualification (1 page)
Annexe 02 : FTQI-02_Pré-requis à la qualification (2 pages)
Annexe 03 : FTQI-03_Contrôle de la documentation (3 pages)
Annexe 04 : FTQI-04_Contrôle dimensionnel (2 pages)
Annexe 05 : FTQI-05_Contrôle de l’aspect de la construction (2 pages)
Annexe 06 : FTQI-06_Contrôle des piquages (2 pages)
Annexe 07 : FTQI-07_Contrôle de la drainabilité du conteneur (2 pages)
Annexe 08 : FTQI-08_Contrôle des composants (2 pages)
Annexe 09 : FTQI-09_Contrôle des matériaux et de leur état de surface (3 pages)
Annexe 10 : FTQI-10_Contrôle d’étalonnage (2 pages)
Annexe 11 : Fiche de déviation (2 pages)

Conclusion

Cet article vous a plu, n’hésitez pas à laisser un commentaire ci-dessous ou à le partager.

Questions fréquentes :

Q1 : Est-ce que le protocole peut-être écrit par le fournisseur du système ?

Oui, à condition que le protocole rédigé par le fournisseur soit revu et approuvé par le personnel du site. L’approbation du protocole du fournisseur confirme que le protocole est conforme aux procédures internes et qu’il permet de tester tous les composants et fonctions critiques identifiés lors de l’analyse de risque de l’équipement. Si nécessaire un protocole complémentaire sera rédigé si l’exhaustivité des tests n’est pas intégrée dans le protocole de qualification du fournisseur.

[Pour rappel, voici le paragraphe 2.6 de l’annexe 15 des BPF Européennes : Lorsque des protocoles de validation et d’autres documents sont fournis par un tiers prestataire de services de validation, le personnel compétent du site de fabrication doit confirmer leur adéquation et leur conformité aux procédures internes avant approbation. Les protocoles des fournisseurs peuvent être complétés par des documents ou des protocoles de tests supplémentaires avant utilisation]

Q2 : Le protocole et le rapport de qualification doivent-ils être 2 documents séparés ou est-il possible de n’avoir qu’un seul document ?

Les 2 approches sont possibles : 1 seul document (protocole / rapport) ou 2 documents séparés (1 protocole et 1 rapport).

Dans le cas où 1 seul document « protocole / rapport » est utilisé, attention à bien prévoir l’approbation du document (partie protocole) avant l’exécution des essais et l’approbation du document (partie rapport) après l’exécution des essais.

Penser également, que tout ce qui est ajouté après approbation du protocole doit être écrit de façon manuscrite (y compris la conclusion des essais).

Documents de référence:

• Eudralex volume 4 (GMP guidelines),
  • Annex 15 (Qualification and validation)

• Bonnes Pratiques de Fabrication (BPF) et plus particulièrement :
  • l’annexe 15 : Qualification et Validation

• FDA Guidance for Industry, Process Validation : General Principles and Practices (2011)

Acronyme / Abréviations / Glossaire :

BPF : Bonnes pratiques de fabrication
Ecart : Déviation par rapport à une instruction approuvée ou à un standard établi [Source : BPF Part II – 20 Glossaire]
FAT : Factory Acceptance Tests (Tests d’acceptation en usine)
FDA : Food and Drug Administration
GMP : Good Manufacturing Practices
QI : Qualification de l’Installation
SAT : Site Acceptance Tests (Tests d’acceptation du site)
URS : User Requirements Specifications