Vous avez des anomalies récurrentes et cherchez à élargir la perception du problème pour le résoudre? Vous cherchez à impliquer plus les équipes dans la résolution de problème?
Essayer le brainstorming (remue-méninges)!
Cet outil de résolution de problèmes, créé par Alex Osborn en 1935, permet grâce au groupe de stimuler la créativité et de trouver de nouvelles idées tout en favorisant l’appropriation de la solution retenue par les acteurs.
Sommaire
Principe de l’outil
L’un des principes est de générer le plus d’idées possible en réponse à un problème donné ou à une question. Le brainstorming est une étape d’exploration pour trouver des pistes de solution à un problème. C’est pourquoi, il faut être ouvert à toutes les idées et toutes les possibilités lors de la mise en œuvre de cet outil.
Dans quelle situation l’utiliser ?
L’outil Brainstorming est utilisé :
- pour rechercher des idées (pour développer un nouveau produit, l’entreprise,..)
- lors de la résolution de problème pour trouver les causes d’une anomalie
Quelles sont les étapes d’un brainstorming ?
1- Préparer la séance de brainstorming
- Définir le problème / sujet à traiter
- Constituer le groupe de travail (5 à 10 participants maximum avec des angles de vue différents (opérationnel, manager,…), des métiers différents (maintenance, production, qualité, …). La richesse viendra de l’hétérogénéité du groupe.
2- Animer la séance de brainstorming.
- Fixer l’objectif de la séance (définir le problème à résoudre (ou question à travailler);
- Indiquer le temps alloué à la recherche d’idées. Cette phase de recherche d’idées en résolution de problème doit être courte. Cela évite de filtrer les idées ou de les sur-analyser. Cela permet aussi d’éviter que les séances de brainstorming ne s’éternisent;
- Rappeler les quatre principes du brainstorming qui permettent de créer une séance de brainstorming efficace (voir ci-après).
Les quatre grands principes sont :
- la quantité prévaut sur la qualité. Eh oui … une fois n’est pas coutume, il faut se laisser aller pour obtenir le plus grand nombre d’idées possibles. L’idée est que la quantité produira de la qualité car les idées pourront être précisées, regroupées et développées à la phase suivante;
- s’abstenir de critiquer les idées émises. Chacun doit pouvoir exprimer toutes les idées qui lui viennent à l’esprit;
- les idées farfelues sont les bienvenues;
- rebondir sur les idées exprimées : combinez, affinez et améliorez les idées. Exploitez les idées et créez des connexions entre différentes suggestions pour améliorer le processus de résolution de problème.
Ces quatre principes ont été émis par le publicitaire Alex Osborn lorsqu’il a créé cet outil pour booster la créativité de ses équipes.
3- Rechercher les idées
Lors de cette étape pour que tout le monde s’exprime et que personne ne s’auto-censure, je vous conseille après avoir donné aux participants le cadre du problème, de leur demander que chacun écrive sur des post-its ses idées. Cela permet d’éviter de se focaliser uniquement sur les premières idées présentées lors de la réunion. Ainsi, vous allez même arriver à faire parler les grands timides.
4-Débattre des idées proposées et les évaluer
Une fois les idées notées sur les post-its, vient la phase de tri / classement. Lors de cette étape on élimine les doublons, on regroupe les suggestions proches, on explore de nouvelles idées en rebondissant, reformulant, améliorant ou modifiant les idées.
Une fois le ménage terminé, le groupe peut examiner l’impact potentiel de chaque idée sur le problème initial. Il s’agit de débattre pour déterminer quelle(s) est (ou sont) la (ou les) suggestion(s) qui apporte(nt) une véritable solution à la situation de départ et qui sera (ou seront) mise(s) en pratique.
Le brainstorming est un outil très puissant qui est utilisé dans beaucoup de domaines lors de la recherche d’idées nouvelles.
Note : Si vous avez des difficultés à classer les idées, vous pouvez utiliser l’outil Matrice de décision pour faire un choix pertinent et non suggestif. L’outil Matrice de décision permet de classer les solutions selon des critères d’évaluation qui peuvent être pondérés si nécessaire.
Quelques exemples de critères de classement d’idée :
- Coût de mise en oeuvre
- Délai de mise en oeuvre
- Facilité de mise en oeuvre
- …
Exemple de matrice de décision :
Quelle fournisseur choisir pour l’achat de l’équipement Y?
| Critères | Qualité | Prix | Délai de livraison | Communication | Total pondéré | ||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Coefficient de pondération | 5 | 3 | 2 | 1 | |||||
| Fournisseur A | 4 | 20 | 2 | 6 | 3 | 6 | 3 | 3 | 35 |
| Fournisseur B | 3 | 15 | 4 | 12 | 4 | 8 | 4 | 4 | 39 |
| Fournisseur C | 4 | 20 | 3 | 9 | 4 | 8 | 5 | 5 | 42 |
La qualité :
- La réponse au cahier des charges est-elle satisfaisante ?
- Le système qualité du fournisseur est-il conforme aux attendus ?
Le prix :
- Le prix est-il compétitif par rapport à la concurrence ?
- Le fournisseur est-il flexible concernant les conditions de paiement?
Le délai de livraison :
- Le délai de livraison est-il compatible avec le délai du projet ?
- Le délai annoncé est-il fiable ? (Si vous avez déjà travaillé avec ce fournisseur) ?
La communication :
- La communication avec le fournisseur est-elle facile?
- Le fournisseur est-il disponible et flexible?
Décision finale : fournisseur C
En résumé, le brainstorming est une méthode participative de résolution de problème.
Pour mener une réunion de brainstorming efficace :
– il est très important que chacun puisse s’exprimer;
– il faut récolter un maximum d’idées. C’est la quantité qui prime et non la qualité;
– il faut débattre, trier et classer les idées. L’étape tri / classement, permettra de sélectionner la solution adaptée.
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